Czy freelancer musi mieć firmę? Jak rozliczać się z klientami w pracy zdalnej

Wraz z epidemią koronawirusa i tworzeniem tzw. Tarczy Antykryzysowej na pewno słyszałeś sporo o mikroprzedsiębiorstwach, małych i średnich firmach oraz o samozatrudnionych. Kiedy zastanawiasz się, jak zostać freelancerem i w jaki sposób rozliczać się z klientami, wszystkie te pojęcia mogą być mylące.

Twoja wiedza o rodzajach umów i sposobach na rozliczenie pracy zdalnej na początku może być niewielka. Kiedy jednak poważnie myślisz o tym, aby zacząć realizować dodatkowe zlecenia jako copywriter, grafik lub programista, musisz podjąć decyzję, jaką formę rozliczenia zaproponować klientom.

Czy jako freelancer naprawdę musisz zakładać własną działalność gospodarczą? Dla wielu początkujących grafików, copywriterów i programistów jest to oczywisty krok. Często wynika on jednak z nieznajomości innych rozwiązań i utartego stereotypu.
Warto zatem wiedzieć, że freelancer ma kilka alternatyw zakładania firmy i kilka możliwości rozliczania pracy zdalnej.

 

Jak rozliczać pracę zdalną z klientami: co freelancer musi wiedzieć o umowach

Kiedy nie posiadasz własnej firmy, w świetle prawa jesteś osobą fizyczną. To oznacza, że możesz zawierać umowy cywilnoprawne. Do rozliczania pracy freelancera najczęściej wykorzystuje się dwie:

• umowa o dzieło
• umowa zlecenia

Oprócz nich funkcjonują oczywiście umowy o pracę, umowa agencyjna czy kontrakt managerski, ale wszystkie łączą się ze zobowiązaniami na dłuższe terminy i nie dają tej swobody, jaką mają umowa o dzieło i zlecenia.

 

Umowa o dzieło i umowa zlecenia: czym się różnią dla freelancera i dla zleceniodawcy?

Umowa o dzieło i umowa zlecenia to dwie zupełnie inne konstrukcje prawne. Dotyczą prac o różnym charakterze, niosą także inne obowiązki dla twojego klienta.

Umowa o dzieło w pracy zdalnej

Dotyczy wszystkich tych prac, w wyniku których powstaje zupełnie nowy produkt. Może to być program, grafika, paczka tekstów lub postów na social media. To najpopularniejsza forma rozliczenia pracy zdalnej.

W umowie o dzieło klient płaci tylko tyle, ile wynosi twoje wynagrodzenie za wykonane zlecenie, bez dodatkowych kosztów. Ty z kolei płacisz tylko zaliczkę na podatek dochodowy do Urzędu Skarbowego. Z punktu widzenia klienta wadą takiego rozliczenia jest tylko to, że… wymaga odrębnej pracy księgowości.

 

Umowa zlecenia w pracy zdalnej

Umowa zlecenia to inaczej umowa starania lub starannego wykonania. W tym wypadku jesteś wynagradzany za poświęcony czas, nawet jeśli rezultaty twojej pracy okazały się nikłe – jak na przykład w sprzedaży produktów, telefonicznej obsłudze klienta albo moderacji strony lub opieki nad profilem w mediach społecznościowych.

Freelancerzy zawierają umowę zlecenia, kiedy np. nie dostają od klienta listy rzeczy do zrobienia, ale umawiają się, że w ramach miesiąca pracy wykonają wszystko, co będzie w tym czasie potrzebne.

Ten typ umowy jest rzadziej spotykany w pracy zdalnej, ponieważ w przeciwieństwie do umowy o dzieło łączy się z kosztami pracodawcy. Twój klient musi opłacić za ciebie składki ZUS, jest to więc umowa – z jego punktu widzenia – bardziej skomplikowana i kosztowna.
Z Twojej strony umowa zlecenia oznacza opłacenie zaliczki na podatek dochodowy oraz obowiązkowej składki ubezpieczeniowej.

 

Jak rozliczać pracę zdalną z klientami: co freelancer musi wiedzieć o prowadzeniu firmy

Zleceniodawcy nie zawsze chcą zawierać umowy o dzieło lub umowy zlecenia z freelancerami. Oznacza to bowiem dodatkową pracę dla księgowości, a czasem również dodatkowe koszty pracodawcy.
Firmy preferują rozliczenia b2b (business to business, firma z firmą), czyli na podstawie rachunku lub faktury VAT. Jest to dla nich najprostsza do zaksięgowania i najtańsza forma transakcji.

W powszechnej świadomości aby wystawiać rachunki lub faktury musisz założyć firmę. Rodzajów form działalności gospodarczej jest kilkanaście, od jednoosobowych działalności gospodarczych przez spółki cywilne i jawnej, aż do spółek akcyjnych. Która jest najlepsza dla freelancera? I czy na pewno musisz w ogóle zakładać działalność?

 

Samozatrudniony freelancer – co to oznacza w praktyce?

Kiedy chcesz zostać freelancerem, prawdopodobnie zastanawiasz się nad założeniem jednoosobowej działalności gospodarczej, czyli przejściu na samozatrudnienie.

W przypadku firmy pierwszym krokiem jest rejestracja działalności gospodarczej w odpowiednim organie – dla działalności jednoosobowej jest to CEIDG.

Drugim krokiem jest wybór, czy chcesz być płatnikiem VAT, czy nie, a więc informacja, czy chcesz wystawiać faktury VAT czy zwykłe rachunki. Obie opcje łączą się z odrębnymi sposobami rozliczenia z Urzędem Skarbowym, co prowadzi nas do kroku trzeciego: wyboru sposobu opodatkowania i zawarciem umowy z biurem rachunkowym.

Prowadzenie księgowości własnej firmy wymaga specjalistycznej wiedzy i znajomości przepisów, dlatego lepiej pozostawić to fachowcom. Błędy w księgowości firmy łączą się bowiem z karami finansowymi, a tych chcesz uniknąć.

Najważniejsza kwestia, jaka łączy się z prowadzeniem firmy, to opłaty. Samo zarejestrowanie firmy nic nie kosztuje, jednak jej utrzymanie potrafi być kosztowne. W pierwszej kolejności musisz bowiem co miesiąc zapłacić składkę na ZUS i ubezpieczenie zdrowotne.
Nie ma znaczenia, czy zarabiasz, czy ponosisz straty: do 10 dnia każdego miesiąca musisz zapłacić należne składki – ich wysokość waha się od ok. 600 zł po pierwszych sześciu miesiącach działania firmy aż do 1400 zł dla firm z pięcioletnim stażem.

Oprócz składek jak wszyscy płacisz także podatek dochodowy. Tu sprawa jest już bardziej skomplikowana niż w przypadku podatku dochodowego od osób fizycznych: stawek i sposobów rozliczenia jest kilka. Oprócz opodatkowania na zasadach ogólnych można płacić również podatek liniowy, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych i rozliczać się na podstawie karty podatkowej.

O czym musisz pamiętać, kiedy chcesz założyć firmę? Jako działalność gospodarcza stracisz możliwość zawierania umów o dzieło lub zlecenia na te prace, które wpiszesz w PKD firmy. Jeśli zatem obciążenia związane z kosztami utrzymania firmy będą za wysokie i zdecydujesz się zawiesić działalność, nadal nie będziesz mógł zawrzeć umowy o dzieło z klientem.

 

Faktura bez działalności gospodarczej dla freelancera: jak to zrobić

Wiesz już, że rozliczenie na podstawie rachunków i faktur VAT do „przywilej” prowadzenia własnej firmy. Nie wszyscy wiedzą jednak, że na rynku istnieją alternatywy, które umożliwiają osobom fizycznym wystawianie faktur, nawet jeśli nie prowadzą swojej firmy.

Takie rozwiązanie łączy zalety rozliczenia freelancera z klientem na zasadzie b2b, ale nie niesie ze sobą obowiązków takich jak prowadzenie księgowości lub odprowadzanie wysokich składek na ubezpieczenie społeczne.
Jakie są dostępne rozwiązania?

Pierwszym, od którym było dość głośno w momencie jego wprowadzenia, była działalność nierejestrowana. Umożliwia ona wystawianie rachunków osobom fizycznym bez rejestrowania firmy, pod warunkiem:

• maksymalnego przychodu wysokości 1125 zł (w pierwszej połowie 2020 roku)
• prowadzenia uproszczonej księgowości
• samodzielnego rozliczenia podatku

W praktyce do limitu 1125 zł wliczają się kwoty brutto (z podatkiem), również te, które klient jest ci winien, a których jeszcze nie zapłacił. Jeśli w ciągu miesiąca przekroczysz limit 1125 zł, musisz w ciągu 7 dni zarejestrować firmę.
Oprócz tego nie unikniesz prowadzenia rachunków oraz samodzielnego opodatkowania, więc działalność nierejestrowana wiąże się dla ciebie z dodatkowymi obowiązkami.

Drugą metodą jest rozliczenie wykonanych lub dopiero zleconych prac przez serwis Useme.com. Useme zawiera umowę o dzieło lub zlecenia z freelancerem tak, aby nie musiał tego robić jego klient. Na tej podstawie serwis rozliczy twoje podatki, żebyś nie musiał zajmować się tym sam.
Twój klient z kolei otrzyma od Useme fakturę VAT.

W serwisie rozliczysz nie tylko klientów polskich, ale również prace zlecone przez zagranicznych kontrahentów. Możesz również rozliczać się w obcych walutach – euro i dolarach amerykańskich.
Oprócz usług związanych z rozliczaniem umów i wystawianiem faktur, w Useme działa także baza zleceń, gdzie możesz szukać nowych klientów.

 

Czy freelancer musi mieć własną firmę – podsumowanie

Kiedy zaczynasz pracować zdalnie i jesteś początkującym programistą, copywriterem lub grafikiem, największym problemem jest odnalezienie w gąszczu przepisów i rozwiązań takiego sposobu rozliczania pracy, który będzie łatwy dla ciebie, a tani dla twojego klienta.

Freelancerzy często nie zdają sobie sprawy z tego, że koszty zleceniodawcy wpływają na decyzję o podjęciu współpracy. Dla firmy najwygodniejsza i najtańsza forma rozliczenia to b2b, czyli płatność na podstawie rachunku lub faktury.

Nie musisz zakładać własnej firmy, aby zachować konkurencyjność jako freelancer. Dzięki kompleksowym rozwiązaniom dla freelancerów możesz zachować niskie koszty realizacji zleceń jako osoba fizyczna, ale jednocześnie wystawiać faktury.
Nie jesteś pewny, czy opłaca ci się zakładać firmę? Sprawdzisz to w tym raporcie.