Kiedy zaczynasz pracę zdalną jako freelancer, kwestia rozliczeń wydaje się idealnie prosta: ustalacie stawkę, klient przelewa Ci pieniądze i gotowe. Rzeczywistość jest jednak trochę bardziej skomplikowana i nie chodzi tylko o kwestie zawarcia umowy i opłacenia podatków.

W praktyce okazuje się, że to nie wysokość stawki, ale jej rodzaj jest najczęstszą przyczyną nieporozumień na linii klient – freelancer. Stawka netto czy brutto, a jeśli tak, to czyje netto i czyje brutto?
Dla początkujących freelancerów zaskoczeniem jest, że netto i brutto wykonawcy i klienta różnią się między sobą. Nie zawsze jest również jasne, jaką kwotę podawać klientowi, kiedy rozpoczynacie współpracę.

 

Kwota netto i brutto – czym się różnią dla freelancerów i klientów?

Z pojęciami netto i brutto na pewno zetknął się każdy z was: brutto określa całość dochodu, czyli kwotę z podatkiem. Netto to z kolei kwota już po odliczeniu podatku, czyli przychód. Ten podział dotyczy obu grup, czyli freelancerów i klientów.

Kwota netto i brutto: co podać do rozliczenia z klientem

Kwota brutto i netto w rozliczeniach pracy zdalnej

Różnice pojawiają się dopiero przy kwestii podatków, szczególnie jeśli rozliczenie dotyczy freelancera i przedsiębiorcy, który jest płatnikiem VAT. Każda ze stron transakcji płaci swoje podatki od tej samej umowy.
Podatki te różnią się wysokością stawek, dlatego nie bądź zaskoczony, jeśli klient zamiast obliczyć swoje netto na podstawie Twojego netto wpisze po prostu tę ostatnią wartość jako podstawową dla umowy.

Im lepiej znasz te różnice, tym lepiej świadczy to o Twoim profesjonalizmie. Dzięki znajomości różnic brutto i netto dla klienta i freelancera możesz precyzyjnie ustalić swoją stawkę bez przykrej niespodzianki, kiedy otrzymasz przelew.

 

Netto i brutto freelancera – Twoje podatki

Podatek dochodowy od osób fizycznych wynosi 17%. Kiedy pracujesz jako freelancer i jesteś osobą fizyczną, najczęściej będziesz stosował umowy o dzieło i umowy zlecenia – podatek również wynosi w nich 17%, jednak przy jego wyliczaniu bierze się również pod uwagę koszt uzyskania przychodu.

Koszt uzyskania przychodu, czyli KUP, to najkrócej ujmując część Twojego wynagrodzenia, która jest zwolniona z podatku. Ustawodawca przyjmuje bowiem, że do realizacji powierzonej pracy poniosłeś pewne koszty – prąd, zakup materiałów, użycie specjalistycznego sprzętu – i dlatego od części zarobku nie zapłacisz podatku.

Kiedy rozliczasz umowę o dzieło, z podatku zwolnione jest 20% zarobku (wartości umowy), jeśli nie przekazujesz praw autorskich do wykonanej pracy, lub 50% jeśli prawa autorskie przekażesz.

Wartość umowy brutto: 500 zł
Podatek przy KUP 20%: 68 zł (kwota zwolniona z podatku: 20% z 500 zł = 100 zł. Kwota do obliczenia podatku: 400 zł. Podatek: 17% z 400 zł).
Podatek przy KUP 50%: 43 zł (kwota zwolniona z podatku: 50% z 500 zł = 250 zł. Kwota do obliczenia podatku: 250 zł. Podatek: 17% z 250 zł = 42,50 zł, zaokrąglenie do 43 zł).

Przy umowie zlecenia koszt uzyskania przychodu jest stały i wynosi 20%.

W negocjacjach stawek z klientami przyjmuje się, że przedmiotem rozmów jest ta stawka, od której obie strony płacą swoje podatki: dla Ciebie jest to kwota brutto, a dla klienta kwota netto na fakturze.
Nie podawaj zatem kwoty, którą chcesz otrzymać na rękę (czyli swojego netto): klient słusznie założy, że mówisz o jego kwocie netto. Profesjonalizm wymaga także, abyś nie zmuszał klienta do samodzielnego obliczania kwot Twoich podatków.

 

Kwoty netto i brutto Twojego klienta – podatki firmy

Księgowość firm i rozliczanie podatków przy działalności gospodarczej to zagadnienie na tyle skomplikowane, że przedsiębiorcy na ogół zlecają swoją „papierologię” biurom rachunkowym lub zatrudniają księgowych.
My skupimy się na tym podatku, który ma wpływ na rozliczenie z Tobą: podatku VAT. Wbrew obiegowej opinii VAT płacimy wszyscy, od każdego kupionego towaru lub usługi – jest on częścią ceny. Na większość usług i towarów VAT wynosi 23%.

Jeśli jesteś osobą fizyczną i klient zawiera z Tobą umowę o dzieło, zwyczajowo będzie się posługiwał Twoją kwotą brutto jako swoim kosztem, rozliczenie podatku zostawiając księgowości. Warto zatem, abyś przed rozmową wiedział, jaką kwotę podać jako satysfakcjonującą Cię stawkę. Jak pokazaliśmy wyżej, pomyłka między kwotą netto i brutto 500 zł oznacza odczuwalne różnice w wysokości wynagrodzenia.

Kwota netto i brutto: co podać do rozliczenia z klientem

Kwota brutto i netto w rozliczeniach pracy zdalnej

Jeśli zastanawiasz się, gdzie w tym wszystkim jest VAT, pamiętaj, że ten podatek nie dotyczy rozliczenia umów cywilnoprawnych. Nakłada się go tylko przy sprzedaży usług lub towarów, na które dowodem jest faktura lub rachunek.

Druga możliwość rozliczenia z klientem to ta, w której korzystasz z wystawienia faktury przez Useme, prowadzisz działalność nierejestrowaną lub masz firmę i zamiast zawierać umowę o dzieło, wystawiasz klientowi fakturę lub rachunek.

Inaczej niż osoby fizyczne przedsiębiorcy, którzy są płatnikami podatku VAT, mogą odliczać go od swoich kosztów prowadzenia firmy lub uzyskać jego zwrot od Urzędu Skarbowego.
To sprawia, że na ogół przedsiębiorcy mówiąc o kwocie netto mają na myśli wartość umowy bez podatku VAT, który muszą doliczyć do Twojej usługi. Ponieważ VAT dla firm jest „przezroczystym” podatkiem, ten koszt nie wpływa na atrakcyjność Twojej oferty.

Kwota netto klienta: 500 zł
Kwota brutto klienta: netto + 23% VAT = 615 zł

Jest tylko jedna sytuacja, w której Twój klient może poprosić o podanie kwoty brutto zleceniodawcy, czyli brutto na fakturze: kiedy sam nie jest płatnikiem VAT i podana kwota (tak zwane brutto brutto) jest kosztem, który faktycznie poniesie.
We wszystkich innych wypadkach

kwota brutto freelancera = kwota netto zleceniodawcy

 

Jaką kwotę podać w ofercie dla klienta: netto i brutto dla freelancera i przedsiębiorcy

Kiedy rozmawiasz z klientem o stawkach, na pewno padają między wami sformułowania „kwota netto” i „kwota brutto”. Warto jednak pamiętać, że obie strony podając je, mają na myśli zupełnie różne wartości.

Jeśli jesteś osobą fizyczną i nie prowadzisz firmy, ale rozliczasz się z firmą na podstawie umowy o dzieło, Twój zleceniodawca przyjmie zapewne, że będziecie umawiać się na Twoje brutto – kwotę, od której zapłacisz zaliczkę na podatek dochodowy.

Jeśli z kolei wystawiasz faktury VAT korzystając z Useme lub prowadzisz własną firmę, zwyczajowo podana przez Ciebie stawka będzie kwotą netto dla klienta – czyli klient doliczy do niej 23% VAT.