Rozliczenia zleceń dla freelancerów 2021: co zamiast umowy o dzieło?

Wiesz już, że od stycznia tego roku Twoi klienci muszą rejestrować w ZUS umowy o dzieło, jakie z Tobą zawierają? Dla Ciebie jako dla freelancera nic się nie zmienia: umowy o dzieło nadal nie są obłożone składkami ubezpieczeniowymi i mają taki sam podatek dochodowy.

Zmiany dotyczą głównie Twoich klientów. Na rejestrację umowy w ZUS mają tylko 7 dni, a jeśli nie dopełnią tego obowiązku, zapłacą karę. Poza tym, że jest to dodatkowa formalność dla klienta, przepis niesie ze sobą pewne ryzyko.

Wszystkie firmy podlegają kontrolom z ZUS, który sprawdza, czy umowa o dzieło była właściwa dla rodzaju pracy wykonanej przez freelancera i czy nie doszło do nadużycia. Przepisy, które odróżniają zakres umowy o dzieło od zlecenia są mało precyzyjne, dlatego nie wszyscy zleceniodawcy czują się pewnie wybierając typ umowy. Firmy poniekąd słusznie obawiają się, że ZUS będzie je kwestionował, a to oznacza jeszcze więcej formalności i… kosztów.

Wszystko to sprawia, że nowy przepis wywołał niepokój również w środowisku freelancerów. Copywriterzy, graficy i programiści wykonujący zlecenia pracy zdalnej liczą się bowiem z tym, że zleceniodawcy będą próbowali zrezygnować z umów o dzieło na rzecz opartej na fakturach i rachunkach współpracy B2B. Freelancerom często wydaje się, że są zmuszeni do założenia działalności gospodarczej i opłacania związanych z nią składek ZUS.

 

Rejestracja umowy o dzieło w ZUS: co oznacza dla freelancerów?

Zgłaszanie umów do ZUS sprawiło, że część zleceniodawców szuka freelancerów, którzy mogą wystawić fakturę lub rachunek i rozliczyć się jak firma z firmą, bez umowy o dzieło.

Tymczasem nie wszyscy copywriterzy, graficy i programiści, zwłaszcza początkujący, chcą zakładać własne działalności gospodarcze. Oprócz dodatkowych obowiązków księgowych i urzędowych są to również stałe miesięczne opłaty oraz dodatkowe obowiązki.

To stawia freelancerów przed ważnym pytaniem: jak się rozliczać z klientami, kiedy nie prowadzę swojej firmy i nie mam działalności gospodarczej?

Tymczasem wbrew pozorom aby pracować zdalnie i realizować zlecenia, freelancer nie musi zakładać działalności gospodarczej – nawet w kontekście nowego obowiązku rejestracji umów o dzieło w ZUS.

 

Umowa o dzieło dla freelancerów: wady i zalety

Umowa o dzieło została stworzona, aby umożliwić rozliczenie pojedynczych prac o jasno sformułowanym zakresie, w wyniku których powstaje nowy, unikalny, autorski produkt – stąd „dzieło” w jej nazwie.

Umowa o dzieło jest więc najlepszym narzędziem przy zamówieniach na konkretne usługi: wykonania strony www, napisania określonej ilości tekstów, przygotowania grafik na stronę lub fanpage.

Ponieważ przepisy nie precyzują, w jakiej formie musi być zawarta umowa o dzieło, będzie ona obowiązywała nawet jeśli jej nie spiszesz. Umowa o dzieło zawarta elektronicznie, mailowo, ustnie, przez telefon ma taką samą wagę, jak umowa w wersji pisemnej.

 

Umowa o dzieło

• umowy o dzieło nie musisz zawierać w formie pisemnej
• Twój klient musi zarejestrować umowę o dzieło w ZUS
• masz najwyższą kwotę na rękę
• umowa o dzieło to główna forma rozliczenia zleceń wśród freelancerów

Dlaczego freelancerzy kochają umowy o dzieło? Ponieważ umowy o dzieło nadal nie są oskładkowane, dają najwyższą kwotę na rękę. Podatek możesz dodatkowo obniżyć, przekazując majątkowe prawa autorskie do wykonanej pracy: korzystasz wtedy z kosztów uzyskania przychodu wysokości 50%. Oznacza to, że podatek dochodowy zapłacisz tylko od połowy wartości umowy.

Obecnie największym minusem umowy o dzieło jest… obowiązek rejestracji umowy w ZUS. Obowiązek ten leży po stronie zleceniodawcy i nie wpływa na rozliczenie z Tobą, ale klienci mogą unikać tej formy rozliczenia. Jakie są alternatywy dla umowy o dzieło dla freelancerów?

 

Rozliczenie bez umowy o dzieło: jakie alternatywy ma freelancer bez firmy i klient?

Umowa o dzieło nie jest jedyną dostępną formą rozliczeń między freelancerem a jego klientem. W grę wchodzą także umowy zlecenia, rozliczenie na podstawie rachunku lub faktury VAT albo rozwiązania łączące obie te formy. Ich dostępność zależy od tego, czy jako freelancer jesteś osobą fizyczną czy firmą.

Poniżej znajdziesz omówienie różnych form.

 

Alternatywy dla umowy o dzieło dla freelancerów: umowa zlecenia

Umowa zlecenia jest często wymieniana jednym tchem obok umowy o dzieło jako umowa cywilnoprawna. Od swojej popularnej młodszej siostry umowa zlecenia różni się zakresem prac: jej przedmiotem jest bowiem staranne działanie i czas, jaki poświęcasz na wykonanie powierzonej pracy, mniej istotny jest natomiast efekt.

Umowa zlecenia jest używana do prac, w których ważna jest powtarzalność i dostępność wykonawcy. I tak na przykład moderowanie forum lub fanpage’a przez osiem godzin dziennie wraz z dostarczeniem postów i prowadzeniem dyskusji jest przykładem umowy zlecenia, podczas gdy dostarczenie 30 postów na fanpage jest przykładem umowy o dzieło.

 

Umowa zlecenie

• musi mieć formę pisemną
• jest droższa: Twój klient opłaca za Ciebie składki – czyli ponosi koszty
• niższa kwota na rękę – opłacasz część składek i masz mniejsze możliwości obniżenia podatku
• stawka za godzinę pracy nie może być niższa niż 18,30 zł
• tylko dla osób fizycznych

Dlaczego zleceniodawcy niechętnie podpisują umowy zlecenia? Są one obłożone składkami ZUS, które musi zapłacić zleceniodawca, tym samym są dla niego droższe niż umowy o dzieło. Ponieważ umowa zlecenia dotyczy przepracowanego czasu, zleceniodawca musi pilnować wysokości stawki godzinowej – nie może być niższa niż przyjęte w ustawie 18,30 zł brutto, wynikające z minimalnej płacy krajowej.

 

Alternatywy dla umowy o dzieło dla freelancerów: faktura VAT bez firmy w Useme

Useme to alternatywa, która łączy umowę o dzieło dla freelancera z fakturą VAT dla jego klienta. Do takiego rozliczenia nie potrzebujesz zakładać działalności gospodarczej.

W Useme pracę możesz rozliczyć po ukończeniu dzieła, jak i przed rozpoczęciem – zyskujesz wtedy dodatkową gwarancję, że zleceniodawca dotrzyma umowy, a Ty otrzymasz swoje wynagrodzenie za pracę ukończoną zgodnie z zamówieniem i w terminie.

Useme

• najwyższa kwota na rękę dzięki umowie o dzieło
• Twój klient nie musi rejestrować umów
• wystawiasz faktury jak firma
• nie masz stałych kosztów – płacisz tylko prowizję od wystawionych faktur
• dla osób fizycznych i dla firm

Aby wystawić fakturę przez Useme potrzebujesz tylko konta w serwisie – nie musisz mieć własnej firmy. Kiedy wypełnisz formularz „Wystaw fakturę bez firmy”, a klient zaakceptuje stworzoną w ten sposób ofertę, Useme zawiąże z Tobą umowę o dzieło i stanie się Twoim zleceniodawcą. Serwis zadba o rejestrację umowy i Twoje podatki.

Dzięki temu klient otrzymuje fakturę VAT bez dodatkowych formalności z Twojej strony i bez zakładania firmy, a Ty dostajesz wypłatę w oparciu o najkorzystniejszą dla Ciebie umowę.

 

Alternatywy dla umowy o dzieło dla freelancerów: działalność nierejestrowana

Od mniej więcej dwóch lat freelancerzy mogą rozliczać się na podstawie działalności nierejestrowanej. Działalność nierejestrowana pozwala na wystawianie faktur uproszczonych, ale bez konieczności rejestrowania firmy – przynajmniej do pewnego momentu.

To rozwiązanie ma pewne ograniczenia i wady. Przede wszystkim działalność nierejestrowana zastrzeżona jest dla osób fizycznych, pod warunkiem, że wcześniej nie prowadziły firmy. Nie możesz więc zamknąć działalności gospodarczej, aby uniknąć płacenia ZUS, i fakturować klientów jako działalność nierejestrowana.

Drugie poważne ograniczenie to limit kwot, na jakie możesz wystawić faktury uproszczone jako działalność nierejestrowana. Wynosi on połowę minimalnej płacy krajowej – czyli 1400 zł brutto. Dla każdego, kto poważnie myśli o freelancingu, taka kwota to zaledwie początek, a nie górny pułap możliwości. Sprawdź, czy opłaca Ci się zakładać firmę i od jakiego wynagrodzenia.

Warto zaznaczyć, że wspomniane 1400 zł to nie jest kwota, jaką faktycznie zarobisz, ale na jaką wystawisz faktury – nawet jeśli klient zapłaci Ci z opóźnieniem dopiero w kolejnym miesiącu.

Działalność nierejestrowana

• limit rozliczanych kwot
• po przekroczeniu limitu musisz założyć firmę
• wystawiasz faktury uproszczone
• musisz prowadzić uproszczoną księgowość
• tylko dla osób fizycznych

Po przekroczeniu limitu faktur nawet o złotówkę masz obowiązek zarejestrowania firmy w ciągu maksymalnie 7 dni. Od tego momentu zaczynasz ponosić koszty utrzymania firmy oraz księgowości, która zadba o Twoje dokumenty. Nowa firma przestaje Ci się opłacać po dwóch miesiącach? Możesz ją zamknąć, ale nie wolno Ci będzie wrócić do rozliczania się na podstawie faktur z działalności nierejestrowanej.

 

Alternatywy dla umowy o dzieło dla freelancerów: rachunek

Rachunek to popularna forma rozliczenia dla freelancerów, którzy założyli firmę, ale ich obroty są na tyle małe, żeby nie mieli obowiązku zostać płatnikami VAT. Kwota, którą podajesz na rachunku, zawiera zatem VAT tak, jak na przykład pagony ze sklepów.

Rachunek

• musisz prowadzić firmę
• nie masz ograniczeń z umowy o dzieło lub zlecenia
• co miesiąc ponosisz własne koszty, niezależnie od tego, ile zarabiasz
• musisz prowadzić księgowość

Aby wystawiać rachunki, musisz mieć zarejestrowaną działalność gospodarczą. Wiąże się to z obowiązkiem prowadzenia pełnej księgowości – wymaga to sporej wiedzy, dlatego wygodniej i bezpieczniej jest zlecić ją biuru rachunkowemu lub zewnętrznej księgowości. O alternatywach dla własnej firmy przeczytasz więcej TUTAJ.

Kolejnym obowiązkiem jest również opłacanie składek ZUS każdego miesiąca, niezależnie od tego, czy miałeś niskie czy wysokie przychody.

 

Alternatywy dla umowy o dzieło dla freelancerów: faktura VAT

Podobnie jak rachunek, fakturę VAT mogą wystawić tylko osoby z zarejestrowaną działalnością gospodarczą pod warunkiem jednak, że są płatnikami VAT.

W praktyce taka forma oznacza, że na cenę Twojej usługi składają się jej wartość netto oraz 23% podatku VAT, który Twój klient może odzyskać. To właśnie sprawia, że faktura VAT jest najpopularniejszą formą rozliczenia dla przedsiębiorców – realnie obniża koszt Twojej usługi i jest najwygodniejsza do rozliczenia.

Faktura VAT

• najbardziej atrakcyjna dla firm
• musisz prowadzić firmę i być płatnikiem VAT
• nie masz ograniczeń z umowy o dzieło lub zlecenia
• co miesiąc ponosisz własne koszty, niezależnie od tego, ile zarabiasz
• musisz prowadzić księgowość

Dla Ciebie oznacza jednak konieczność założenia firmy, zatrudnienia księgowości oraz regularnego, comiesięcznego opłacania składek ZUS. Kiedy Twoje obroty nie są jeszcze wysokie, a do tego masz niskie koszty własne (to znaczy, że do wykonania zlecenia nie musisz kupować materiałów ani półproduktów), takie rozwiązanie może nie być dla Ciebie opłacalne.

 

Rozliczanie zleceń dla freelancerów bez firmy

Co zamiast umowy o dzieło? – takie pytanie zadają sobie nie tylko freelancerzy, ale również ich klienci. Zmiana przepisów, nakazująca rejestrowanie umów o dzieło w ZUS sprawiła, że zleceniodawcy chętniej nawiązują współprace z freelancerami, którzy mogą wystawiać faktury VAT, a tym samym unikają zawiązywania umów cywilnoprawnych.

Freelancerzy nie muszą jednak zakładać kosztownej działalności gospodarczej, aby wystawiać faktury VAT i rezygnować z korzystnych umów o dzieło. Alternatywne rozwiązania obejmują między innymi limitowaną działalność nierejestrowaną oraz profesjonalne serwisy do rozliczania pracy zdalnej, takie jak Useme.

Najkorzystniejszym rozwiązaniem dla obu stron jest połączenie umowy o dzieło z fakturą VAT. Dzięki temu Ty możesz dalej zarabiać wyższą kwotę na rękę i nie tracić na kosztach prowadzenia firmy (umowa o dzieło), a Twój klient nie ponosi ryzyka związanego z zawieraniem umów cywilnoprawnych. Oszczędza również czas na formalnościach z rejestrowaniem umowy o dzieło w ZUS, rozliczając pracę szybciej i taniej dzięki fakturze VAT.