Chcesz zostać freelancerem i zastanawiasz się, jak w praktyce zorganizować pracę wykonywaną zdalnie? Kiedy otrzymujesz zadanie do wykonania od swojego szefa lub aktualnego klienta, z którym spotykasz się twarzą w twarz, wszystko wydaje się w miarę proste: możesz zapytać o szczegóły i doprecyzować zakres prac, a wszystkie poprawki wykonać w zasadzie „pod okiem” zmawiającego.
Kiedy pracujesz zdalnie, oprócz jasnych sytuacji i bardzo szczegółowych zleceń możesz również spotkać się z tymi mniej przejrzystymi i mniej precyzyjnymi. Każdy doświadczony freelancer przynajmniej raz popełnił ten błąd i podjął się zlecenia, którego zakresu nie był pewien.
Brief dla freelancerów
Do klasyki należą także sytuacje, w których ty i zleceniodawca nie do końca się zrozumiecie lub w trakcie prac nad projektem okaże się, że ilość pracy magicznie się zwiększyła. Najgorsza sytuacja, jaka może cię spotkać to ta, w której zleceniodawca po zapoznaniu się z efektami, przedstawi niekończącą się listę poprawek, która zakłąda w zasadzie pracę od początku, ponieważ w projekcie „nie o to chodziło”.
Jako początkujący freelancer nie musisz wcale popełniać cudzych błędów. Jeśli zastanawiasz się, jak zostać freelancerem i od czego zacząć pracę zdalną, mamy dla ciebie jedną ważną podpowiedź: od briefu.
Brief w pracy zdalnej
Brief to zestaw głównych założeń i podstawowych informacji, jakie powinieneś mieć na temat projektu, zanim przystąpisz do pracy nad jego realizacją.
Przygotowanie briefu jest pierwszym i absolutnie niezbędnym krokiem, kiedy firma rozpoczyna współpracę z agencją interaktywną lub marketingową. Jest również standardem przy realizacji większych zleceń z udziałem freelancerów lub grupy pracowników zdalnych.
Brief to zabezpieczenie i „ściągawka” z najpotrzebniejszymi informacjami dla obu stron. Dla klienta przygotowanie briefu jest dobrą okazją do tego, aby sprecyzować i ustalić, czego potrzebuje, jakimi zasobami dysponuje, jaki budżet może przeznaczyć na realizację zlecenia.
Dla freelancera brief to podstawa: dzięki niemu unikniesz sytuacji, w której po zakończeniu pracy usłyszysz „ale nasza grupa odbiorców używa innego języka/woli inny styl/szuka innych wartości”.
Jak wykorzystać brief we współpracy z klientami
Na ogół klient przesyła brief na etapie ustalania warunków współpracy, aby freelancer mógł zapoznać się z całością zlecenia i przedstawić realną wycenę oraz termin realizacji. Zdarza się także, że freelancerzy i agencje dysponują swoimi wzorami briefów, w których proszą o podanie informacji istotnych z ich punktu widzenia.
Praktyka przygotowywania briefu nie jest obowiązkiem i nie zawsze jest również koniecznością. Jeśli przyjmujesz zlecenie na napisanie paczki opisów produktów lub małego zestawu tekstów SEO, wysyłanie formularza briefu do zleceniodawcy może wyglądać na przerost formy nad treścią oraz dokładać niepotrzebnej pracy klientowi.
Z briefu warto skorzystać, jeśli w treści zlecenia nie znalazłeś szczegółów, które według ciebie mogą mieć wpływ na realizację zlecenia. Może być to na przykład informacja, czy klient udostępnia materiały do realizacji zlecenia lub fraz, jakie powinny znaleźć się w zamawianych tekstach.
„Roboczy” brief
Jeśli jako początkujący freelancer startujesz do wykonania mniejszych zleceń w dziedzinie, w której masz już pewne doświadczenie, nie zawsze będziesz musiał wysyłać brief lub prosić o jego przygotowanie. Czasem wystarczy zadać kilka pytań w mailu, aby na podstawie odpowiedzi we własnym zakresie skompletować „roboczy” brief.
Pamiętaj tylko, aby swoją „roboczą wersję” na wszelki wypadek wysłać zleceniodawcy do weryfikacji. Przy ustalaniu szczegółów współpracy nie ma czegoś takiego jak „za duża dokładność”.
Co powinien zawierać brief dla freelancera?
Niezależnie od dziedziny, w jakiej wykonujesz zlecenia pracy zdalnej, pewne elementy briefu będą pojawiały się zawsze. Są to:
Wiadomości o firmie
- nazwa firmy
- branża, w jakiej działa
- szczegóły na temat firmy (jej staż, pozycja na rynku, aktualne cele)
- konkurencja (jeśli ma znaczenie dla projektu)
Wiadomości o projekcie
- jaki problem chcą rozwiązać lub co chcą osiągnąć dzięki twojej pracy
- dokładny opis projektu i zakres twoich zadań
- kim jest grupa odbiorców
Szczegóły wykonania
- tone of voice marki: w jakim stylu komunikatu oczekują (oficjalny, swobodny, współczujący, doradczy, ekspercki itd.)
- budżet
- termin wykonania
Wszystkie te informacje bez problemu zgromadzisz na jednej stronie formatu A4, chociaż im więcej szczegółów, tym łatwiejsza będzie twoja praca. Możesz nam wierzyć: nie ma nic gorszego niż absolutny brak ograniczeń ze strony zleceniodawcy. Brak barier w tym wypadku oznacza brak punktów odniesienia.
W zależności od branży, w jakiej pracujesz, brief może zawierać inne ważne informacje, które wpłyną na twój styl i tempo pracy.
Brief dla grafika – dodatkowe pytania
- w jakim formacie powinny być prace
- w jakim medium będą publikowane
- maksymalna ilość bezpłatnych poprawek
Brief dla programisty – dodatkowe pytania
- jakie technologie, języki i frameworki były stosowane dotychczas – w przypadku rozwijania istniejącego projektu
- czy klient dysponuje dokumentacją
Brief dla copywritera – dodatkowe pytania
- czy są słowa kluczowe, które powinny znaleźć się w tekście
- czy są słowa lub wyrażenia obecne w dotychczasowej komunikacji klienta, których powinieneś używać
- jakie materiały dostarcza klient
- dla jakiego medium piszesz
Brief w pracy zdalnej – zakończenie
Kiedy chcesz zostać freelancerem, możesz czuć, że wkraczasz na obcy teren. Nawet jeśli masz spore doświadczenie w projektowaniu graficznym, programowaniu lub pisaniu tekstów zdobyte w czasie nauki lub pracy na etacie, miałeś styczność z mniejszą ilością klientów niż „pełnoetatowy” freelancer.
Brak doświadczenia w organizowaniu pracy zdalnej może skutkować wieloma wpadkami, mniejszymi i większymi błędami lub niepotrzebnym stresem.
Jedną z takich sytuacji jest ustalanie warunków współpracy i zakresu obowiązków przy realizacji projektu. Na tym etapie sporą pomocą będzie dla ciebie brief – dokument lub plik, w którym klient spisuje wszystkie szczegóły dotyczące zlecenia, jakie mogą mieć wpływ na jego realizację.
Brief sprawia, że nie musisz konsultować wszystkich wątpliwości co do zakresu pracy, terminów lub budżetu ze zleceniodawcą. Jeśli będziesz potrzebował odświeżyć sobie pamięć, brief jest łatwiejszy do przeczytania niż dzwonienie do zleceniodawcy lub przeczesywanie korespondencji. Brief będzie także zbiorem zasad i wytycznych, jakich powinieneś się trzymać oraz zapisem celów, do jakich dążysz.
