Jak zostać freelancerem: stawki, podatki, ubezpieczenia w pracy zdalnej

W kontekście pracy zdalnej mówi się najczęściej o trzech rzeczach: niezależności, elastycznym czasie pracy i wysokich zarobkach. Jeśli twoje doświadczenia zawodowe ograniczają się na razie tylko do pracy na etacie na umowę zlecenia lub umowę o pracę, w naturalny sposób możesz pominąć niektóre aspekty pracy zdalnej, o których mówi się już trochę rzadziej.

Jeśli zastanawiasz się, jak zostać freelancerem i czego potrzebujesz, zanim poszukasz pierwszych klientów na prace wykonywane zdalnie, zacznij od samych podstaw. Chodzi tu przede wszystkim o kwestie „techniczne”, które dotyczą podatków, ubezpieczeń i emerytury, czyli rzeczy, o które na ogół dba pracodawca.
Dziś chcemy przybliżyć ci najważniejsze z nich, o które jako freelancer powinieneś zadbać, zanim np. całkowicie zrezygnujesz z etatu.

 

Finanse, podatki, ubezpieczenia – co musi wiedzieć każdy freelancer

Większa elastyczność i niezależność, jaką daje praca zdalna, łączy się też z koniecznością zadbania o kwestie, o które do tej pory troszczył się twój pracodawca. Wbrew pozorom nie są to sprawy skomplikowane, ale ich zaniedbanie może przysporzyć ci niepotrzebnych kłopotów na późniejszym etapie kariery freelancera.

 

Praca na etacie: kiedy (i czy w ogóle) ją rzucić?

Freelancerzy rekrutują się na ogół z dwóch grup. Pierwsza są młode osoby niedługo po studiach, dla których praca zdalna jest formą przejściową – albo doprowadzi do stałego etatu, albo… okaże się na tyle atrakcyjna i dochodowa, że warto będzie przy niej pozostać.
Drugą grupą są etatowi pracownicy, specjaliści w swoich dziedzinach, którzy w toku pracy na etacie zyskali sieć kontaktów i klientów na tyle dużą, że opłacalna staje się praca bezpośrednio dla nich, bez powiązania z etatem.

Jeśli zaliczasz się do któreś z tych grup i kusi cię, aby całkowicie skoncentrować się na pracy zdalnej na zlecenie, naturalnym krokiem wydaje się porzucenie pracy na etacie. Kiedy warto go zrobić?

Przyjrzyj się swoim zarobkom netto uzyskanym z pracy zdalnej w ciągu ostatnich trzech miesięcy. Jeśli przekraczają połowę twoich średnich miesięcznych zarobków lub twoja średnia stawka godzinowa jest zbliżona do stawki brutto, którą otrzymujesz w swojej stałej pracy, przejście na pracę zdalną może odbyć się „bezboleśnie”.
Dla bezpieczeństwa zanim złożysz wymówienie zabezpiecz na koncie oszczędności, które odpowiadają sumie twoich dochodów z trzech miesięcy.

Pracę na etacie warto połączyć z pracą zdalną, jeśli twoja baza klientów, marka i pozycja na rynku nie są jeszcze na tyle mocne, aby zagwarantować ci stałe utrzymanie.

 

Własna firma: kiedy (i czy w ogóle) warto ją założyć?

To połączenie funkcjonuje jako jeden z mitów o freelancerach: po rzuceniu pracy na etacie kolejny krok to założenie swojej firmy. Tylko czy faktycznie freelancer naprawdę jej potrzebuje?

Prowadzenie firmy jest przydatne z dwóch powodów: daje możliwość wystawiania faktur VAT lub rachunków oraz zmniejszania kosztów prowadzenia działalności dzięki kosztom firmowym. Te przywileje mają jednak swoją cenę: nawet w pierwszych latach działalności musisz opłacić podatki i składki ubezpieczeniowe niezależnie od tego, czy osiągasz przychody, czy nie.

Jeśli twoje koszty prowadzenia działalności są niewysokie (np. potrzebujesz tylko prądu, dostępu do internetu i sprzętu, ale nie musisz kupować materiałów ani rozliczać dojazdów do klienta), wygodniejszym rozwiązaniem jest rozliczanie wykonanej pracy na umowy cywilnoprawne: umowy zlecenia i umowy o dzieło.

Na rynku istnieje też kilka rozwiązań „hybrydowych”, które umożliwiają wystawienie faktury, ale bez obciążeń, jakie łączą się z prowadzeniem firmy. Są to:

• działalność nierejestrowana
  Umożliwia ona wystawienie faktury przez osobę fizyczną, jednak jeśli w ciągu roku przekroczysz limit przychodów 13 500 zł brutto (czyli połowy minimalnej płacy krajowej w miesiącu) musisz zarejestrować firmę.
• useme.com
  Polski portal dla freelancerów, który umożliwia wystawianie faktury VAT osobom fizycznym bez ograniczeń co do wysokości i ilości w miesiącu. Useme podpisze z tobą umowę o dzieło i na tej podstawie rozliczy twoje podatki, a twojemu klientowi wystawi fakturę VAT.
• inkubatory przedsiębiorczości
  Instytucje, które za odpowiednią opłatą i na określony czas użyczają swojego NIPu i osobowości prawnej (np. możesz dokonywać zakupów jak przedsiębiorca i operować kosztami działalności) i/lub świadczą pomoc prawną i księgową. Szczegółowe warunki współpracy różnią się w zależności od inkubatora.

 

Zarobki: netto, brutto, brutto brutto

Początkujący freelancerzy często ulegają złudzeniu, że stawka, którą za godzinę otrzymywali np. w ramach umowy o pracę, jest dokładnie tym samym, co stawka za godzinę na umowie o dzieło. Nie jest to do końca prawda.

Twoja stawka „etatowa” była stawką netto, od której pracodawca już odprowadził składki i podatki, a ty nie musiałeś uwzględniać w niej żadnych nakładów, jakie ponosisz w związku z wykonaniem pracy – te wydatki (np. zapewnienie ci narzędzi) należały do pracodawcy.
Kiedy zarabiasz jako freelancer w stawce godzinowej musisz z kolei uwzględnić podatek dochodowy oraz inne obciążenia, np. składkę na ubezpieczenie zdrowotne, na emeryturę lub na wydatki związane z pracą.

Innym nieporozumieniem jest to, o czyjej kwocie netto rozmawiasz ze zleceniodawcą, gdy ustalacie wartość zlecenia. Dla osób fizycznych najprostsza reguła jest następująca:

netto klienta = twoje brutto

Oczywiście możesz próbować „przenieść” wartość swojego podatku dochodowego na klienta, ale to rozwiązanie sztucznie zawyża koszty i nie jest do końca uczciwe: to tak, jakby zleceniodawca upierał się, że jako kwotę podstawową wybierzecie jego kwotę brutto, od której odliczycie kolejno jego podatek i dopiero twój podatek.
Przyjmij zatem, że każdy płaci swoje podatki – również dlatego, że wysokość twojego może się zmienić ze względu na koszty uzyskania przychodu.

 

Podatki: kiedy i jakie zapłacisz?

Freelancerzy nie pracują w szarej strefie i są zobowiązani do płacenia podatków tak, jak wszyscy, którzy zarabiają. To, jakie podatki zapłacisz, zależy od twojego statusu prawnego: czy jesteś osobą fizyczną, czy prowadzisz firmę.

Jako osobę fizyczną obowiązuje cię standardowy, 18% podatek dochodowy. Jeśli pracujesz w oparciu o umowę o dzieło, kwota ta faktycznie zmniejsza się o koszt uzyskania przychodu: w zależności od typu pracy i tego, czy zdecydujesz się przekazać prawa autorskie do wykonanej pracy, od podatku wolne będzie albo 20% twojego wynagrodzenia, albo aż połowa.

Kiedy zdecydujesz się na pracę zdalną jako osoba fizyczna na umowach cywilnoprawnych, twoje opodatkowanie będzie przypominało to z umowy o pracę – od zleceniodawców otrzymasz na koniec roku PIT 11 i rozliczysz go w ramach odpowiedniego PITu.

W przypadku firmy płacisz oczywiście podatek dochodowy, ale jego skala i wartość zależne są od różnych czynników oraz podatek od wartości dodanej (usług i towarów), czyli podatek VAT. Tu przyda się już podstawowa wiedza z zakresu księgowości lub… umowa z biurem rachunkowym.

Ubezpieczenie zdrowotne

Choć może to być dla ciebie zaskoczeniem, w Polsce ubezpieczenie w NFZ jest obowiązkowe. Gwarantuje ci je kolejno szkoła, uczelnia wyższa, a następnie pracodawcy – składki ZUS są odprowadzane od umów zlecenia z wynagrodzeniem wyższym lub równym minimalnej płacy krajowej oraz od umów o pracę. Osoby bezrobotne ubezpieczane są przez PUP, mogą również być objęte ubezpieczeniem współmałżonka.
Właściciele firm z kolei obowiązkowo opłacają składki na ubezpieczenie zdrowotne wraz ze składkami ZUS.

Jeśli jednak decydujesz się zrezygnować z etatu i nie zakładasz firmy, obowiązek opłacenia składki zdrowotnej spoczywa na tobie. Należy zgłosić się do dobrowolnego ubezpieczenia zdrowotnego w NFZ i co miesiąc odprowadzać do NFZ składkę. Jej wysokość zależna jest od prognozowanego średniego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw i zmienia się co kwartał – obecnie (III kwartał 2019) wynosi 462,83 zł.

To, że składka jest obowiązkowa oznacza, że jeśli w twoim ubezpieczeniu wystąpi przerwa, ZUS może naliczyć ci karę, którą zapłacisz przy zgłoszeniu do dobrowolnego ubezpieczenia.
Pamiętaj, że wykupienie prywatnej opieki medycznej u jednego z operatorów (np. LuxMed, Medicover, Enelmed) jest równoznaczne z opłaceniem ubezpieczenia zdrowotnego.

Emerytura

Kiedy pracujesz na etat, pracodawca co miesiąc odprowadza składkę na twoją emeryturę – wszystkie inne rozwiązania, które mają zwiększyć przyszłą emeryturę są dobrowolne. Kiedy rezygnujesz z etatu, kwestia emerytury zależy tylko od ciebie – umowy o dzieło nie są ozusowane, umowy zlecenia podlegają składkom tylko po osiągnięciu lub przekroczeniu kwoty minimalnej płacy krajowej.

Nie masz zatem obowiązku odkładania na emeryturę w ZUS, warto jednak pomyśleć nad zabezpieczeniem na przyszłość. Do wyboru jest kilka możliwości:

• dobrowolne składki emerytalne i rentowe do ZUS – ich wysokość ustalana jest na podstawie zadeklarowanej przez ciebie kwoty zarobków, jednak nie może być ona niższa niż minimalna płaca krajowa.
• samodzielne odkładanie na bankowe konto IKE (indywidualne konto emerytalne) – wysokość składek również zależy od ciebie. Wysokość składek zależy od ciebie, jednak jeśli chcesz podjąć wpłacone środki przed osiągnięciem wieku emerytalnego musisz liczyć się z zapłaceniem podatku.
• ubezpieczenie emerytalne u jednego z prywatnych ubezpieczycieli – polega na ogół na opłacaniu miesięcznych składek, które w po przejściu na emeryturę gwarantują ci albo jednorazowa wypłatę świadczenia, albo comiesięczne wypłaty. Szczegóły różnią się w zależności od ubezpieczyciela, jednak warto pamiętać, że inaczej niż w bankach opłacanie składek nie oznacza, że po latach otrzymamy równowartość wpłaconej kwoty.

 

Jak zostać freelancerem: co musisz wiedzieć o stawkach, podatkach, ubezpieczeniach i emeryturze

Wbrew pozorom kwestie techniczne związane z pracą zdalną nie są ani skomplikowane, ani przerażające. Główna różnica między pracą na własny rachunek a pracą na etacie polega na tym, że przejmujesz na siebie część obowiązków pracodawcy.

Od ciebie zależy zatem ustalenie wysokości stawki i wybór sposobu rozliczenia – tu do wyboru masz zawieranie umów cywilnoprawnych jako osoba fizyczna, założenie działalności lub rozwiązanie mieszane, np. korzystanie z useme.com.

Druga istotna rzecz, jaką musisz wziąć pod uwagę, to ubezpieczenie społeczne: zdrowotne i emerytalne. To pierwsze jest obowiązkowe, dlatego warto o nim pamiętać, to drugie z kolei nie jest wymagane przepisami prawa, jednak nikogo nie trzeba przekonywać, że również jest potrzebne.

Co dla ciebie jest najtrudniejsze w technicznej stronie pracy zdalnej? Czekamy na Twój komentarz!